石渠、兰台、东观、甲库、皇史?，历代封建王朝档案库，书为帝王将相立，案为朝廷府衙用。随着社会的发展进步，现在的档案工作以人为本，为民而著。考研、就业、入党、提干、出国、立史，都与档案工作有关。本文就以高校出国学生档案翻译利用工作为题，谈谈在工作实践中的一些思考。
一、出国学生档案翻译利用现状
2008年开始，我国出国留学生人数保持在20%左右的年增长速度，2011年人数达33.97万人[1]，2012年人数约40万。随着中国经济的迅猛发展，出国留学已由小众精英向平民大众发展，在出国留学人员中，公费留学的不足一成，而自费留学的达到了93%。在这种背景下，在高校因出国留学的个人档案利用者也越来越多。例如，四川师范大学2011年档案利用中，个人利用1148次，工作考查153次，编史修志2次，宣传教育1次，学术研究4次。可见在档案利用中以个人利用为主。而在个人利用中，从2010年和2011年的成绩翻译分别有120次和88次，证书翻译有130次和104次[2]。可见越来越多的个人出国档案利用给传统的档案查阅利用工作也带来了越来越大的压力。同时利用者对档案的翻译要求也越来越高。但档案馆往往存在工作人员少且不够专业的现状。因此在实践中，就出现两个方面的问题。一是利用者对档案馆提供的翻译证明中某些翻译的专业性有质疑；二是因为量大档案馆不能及时提供档案翻译证明。
我们感觉，要解决好这两个问题，需要做好两个方面的工作。一是提高翻译质量，使英文成绩单或证书翻译得准确到位；二是搞好网络建设，以提高工作效率。
二、档案翻译准确到位
在翻译实践中，课程名称翻译都是通过网络词典，如金山词霸或有道词典来翻译，特别是有道词典还给出一些翻译的实例，因而是比较准确的。但是网络词典主要地还只是字面的直译，要达到 “信、达、雅”的原则，还是很不够的。而且不同的工作者对于课程名称的翻译可能译得很不一样。王超认为工程数学译为Mathematics of Engineering， 不如译为Linear Algebra ＼ Calculus ＼ Probability & Statics明了；金融系的“计算技术”译成Computational Technology 不如Abacus 确切；而系统结构译成System Structure 不如Computer Architecture 准确[3，4]。可见，课程名称的翻译，不能只是依照字面来翻译，而是需要对课程内容乃至整个课程体系有全面而深入的了解。但是要全面深入地了解全校各个专业的设置及各门课程的教学内容是不现实的，可以想见，课程名称的翻译工作如果由档案工作人员来做，既不专业也做不好。
事实上，各个高校都有完备的教学计划和课程大纲。课程大纲由主管教学的副院长统筹规划，由教研室主任负责实施，由主讲教师执笔编写，编好后再由教研室主任和学院领导审定。教研室主任和主讲教师对于课程内容和大纲最清楚，也最专业，在课程大纲里面有完整的课程名称、课程英文名称、课程编号、学时数及学分、教材名称及作者、出版社、出版时间、课程目的要求与任务、基本内容及学时分配、与其他课程的关系、考核方式、参考书目等信息。每年各个学院都可能对教学计划和大纲进行修订，修订后由教务处汇编成册。应该说，依据这个册子对课程名称的翻译是最为准确和权威的。例如，按照王超的意见，把工程数学译为Linear Algebra ＼ Calculus ＼ Probability & Statics，我们会发现，经济数学内容的构成一样，也得译成Linear Algebra ＼ Calculus ＼ Probability & Statics，显然这是很糟糕的事。高等数学课作为公共课，在高校的课程体系里面往往是成系列的，理工科要求的数学一般是高数（一），可直译作College Mathematics（1），而经济专业的数学一般是高数（五），可直译作College Mathematics（5），这种翻译既简单，也与国外的课程名称是相通的。同样地，不同专业所学的普通物理，也分普通物理（一）、（二）等，我们也只需要译作General Physics （1）， （2） 等。
总之，要使课程名称的翻译得准确到位，最好去翻教务处出的教学计划和教学大纲，但是每次都去翻历年的册子，工作也很繁琐。为了提高效率，我们就需要基于WEB技术，实现翻译工作的高效化乃至自动化。
三、基于WEB技术，建设档案信息系统
（一）传统的出国学生档案利用的业务流程
按照管理信息系统业务流程重组的基本原理，我们需要对业务流程进行分析，找出业务流程中耗时耗力，而又易于用计算机和网络技术使之自动化处理的关键环节，并针对关键环节加以解决，使之极大地提高工作效率。传统的出国学生档案利用的业务流程如下：
1. 利用者在档案利用流水簿上进行登记；
2. 利用者填写委托单；
3. 档案查阅人员根据委托单在电脑数据库里查找案卷编号；
4. 根据案卷编号在档案室里查找案卷；
5. 根据案卷翻译制作英文成绩单，出具证明并打印；
6. 利用者到办公室交费后现场领取或邮寄成绩证明。
在以上业务流程中，最为繁琐的工作是翻译制作英文成绩单和查找案卷，因此这两项工作是业务流程重组的关键环节。在实际工作中，查阅室工作人员负责在档案室查找案卷，再由专门负责翻译的工作人员翻译制作成英文成绩单或英文学历证明。在传统的工作模式下，这两项工作劳心劳力，效率低下。基于WEB的档案信息系统（AIS）需要主要针对这两个环节使之网络化和自动化。另外，利用者的登记和委托单填写也可通过B/S模式，在校园网内进行预约，这也有利于工作时间安排。 （二）开放档案信息系统建立后，档案翻译自动处理的业务流程设计
陆勇、纪爱玲提出了一个基于Web的学生学历证明、成绩自动翻译系统的设计和实现[5]。该系统的后台是ASP+ADO技术，采用B/S模式和MD5加密算法，可实现用户管理、成绩翻译表和证书套打的自动处理，具有很好的参考价值。毕建新、陈峰君以东南大学学生成绩翻译系统为例，介绍了系统设计目标和系统三大功能模块，即委托、成绩制作与打印、以及系统设置[6]。但是，档案信息系统并没有像财务软件南金碟、北用友那样通用的商业软件。由于高校档案的复杂性，各个高校的档案信息系统基本上是自行开发的。像我们学校，解放前、解放后，学校由于拆分兼并，形成了五个全宗。九十年代，高校产业化后很多开办了内设或非内设二级学院，随着高校的评估工作的需要，又形成了多个校区，这些都为档案管理工作带来了不少的困难。在实践中，考虑到档案的形成是由各部门、各院系历史形成的，为了充分实现数据共享，我们应该打破校内部门区隔，基于公共数据平台，整合资源，通过业务流程重组，实现档案信息共享，构建开放档案信息系统（OAIS）[7]。
开放档案信息系统建立后，成绩翻译自动处理的业务流程如下：
1. 用户在网上登记预约填写委托单，或到现场登记填写委托单。
2. 档案工作人员登录系统，输入委托人信息，查找委托人档案是否存在。若不存在，则告知委托人，工作终止。若档案存在，则进入档案翻译模块。
3. 在翻译模块输入委托人姓名，系统显示委托人历年成绩，点选需要翻译成绩，系统自动调用教务信息系统数据库或研究生信息系统数据，生成英文成绩单和套打证书。
4. 委托人交费后，打印盖章，确认无误后交给委托人。
四、结束语
为了适应日益增长的因出国学生档案利用工作的需要，我们需要建立新的档案信息系统，以实现成绩翻译的规范化和自动化，系统建立后，可极大提高工作效率。当然，在系统建立过程中，有大量原始数据的录入和部门间的协调工作需要完成，更需要领导的统筹和经费上的支持。
